Zarządzanie czasem w pracy PM-a i w projekcie

W dynamicznym środowisku tworzenia i koordynacji programów lojalnościowych, efektywne zarządzanie czasem staje się nieodzownym elementem sukcesu. Wielotorowe podejście, które uwzględnia oczekiwania klienta i perspektywę użytkownika, oraz zachowanie harmonii między pracą a relacjami biznesowymi stają się fundamentem tego procesu. Jak zarządzamy czasem w Interactive Systems i jakie ma to przełożenie na biznes?

Zarządzanie czasem nie ogranicza się jedynie do technik organizacji zadań, lecz stanowi kluczowy element budowania relacji z klientami, koordynacji zespołów projektowych (w tym: sprzedaży, marketingu, działu obsługi klienta i działu technologicznego) oraz osobistego rozwoju osób zaangażowanych w projekt. Czas w Interactive Systems staje się nie tylko pieniądzem, lecz istotnym elementem kreującym motywację i efektywność w pracy.

– Jak odnaleźć się w czasie? Wszystko jest kwestią priorytetów i komunikacji. Dynamika zmian w programach lojalnościowych B2B jest często tak duża, że wymaga ponad standardowej elastyczności od wszystkich osób zaangażowanych w projekt, zarówno po stronie agencji, jak i klienta. Dlatego tak istotne jest efektywne zarządzanie czasem oraz transparentność komunikacji na każdym poziomie pracy nad programem lojalnościowym – podkreśla Małgorzata Jędrzejczak, dyrektor zarządzająca agencji Interactive Systems. – Zarządzanie czasem jest gwarancją spełnienia obietnicy, którą składamy klientowi. To bardzo ważne, aby jakość, czas i budżet spinały się – podkreśla Emilia Seweryn, Project & Service Director.

Czas w organizacji

W agencji takiej jak nasza, czyli specjalizującej się w programach lojalnościowych B2B, skuteczne zarządzanie czasem ma istotny wpływ na naszą zdolność szybkiego reagowania na potrzeby klienta oraz precyzyjne wyceny usług czy zadań, które stanowią istotny element obsługi.

Wspieramy się w tym procesie różnymi narzędziami, m.in. Redmine, Trello oraz Primetric. Redmine służy do monitorowania postępów projektów, Trello pomaga w zarządzaniu zadaniami i przepływem pracy, natomiast Primetric umożliwia zarządzanie obłożeniem czasowym pracowników i monitorowanie rentowności projektów. Wspomniane narzędzia odgrywają kluczową rolę w naszej pracy, umożliwiając efektywne planowanie, śledzenie postępów i dostosowywanie działań.

Przy planowaniu zadań pomocna jest wizualizacja procesu pracy, np. w formie tablicy kanban. Plusem tego rozwiązania jest nieskomplikowana architektura. Z pomocą przychodzą też tradycyjne programy. – Moim najlepszym przyjacielem jest Excel, wiele rzeczy w nim notuję i priorytetyzuję – mówi Marta Podłużny, IT Project Manager. – W Excelu prowadzę osobny backlog dla zespołu DEV i osobny dla zespołu PM – potwierdza Joanna Kozłowska, Project Manager.

Priorytetyzacja jest kluczowa także w sytuacji dużej różnorodności i wagi tematów. – Wypracowałam system kategoryzowania tematów przychodzących. Prowadzę backlogi dla poszczególnych obszarów zadaniowych. Mam spisany plan, co w danej jednostce czasowej chciałabym osiągnąć. Ustalam priorytet tego, co jest ważne i pilne. Etykietuję całą pocztę – opowiada Emilia Seweryn, Project & Service Director. Stosowana przez Emilię technika Getting things done mocno kładzie nacisk, by nie być biernym odbiorcą napływających tematów, lecz ich reżyserem. – Dzięki temu jestem w stanie oszacować, na kiedy mogę coś zrobić lub z czego muszę zrezygnować – dopowiada Emilia Seweryn.

Kolejkowanie zadań jest także istotne przy obsłudze infolinii. – Wypracowaliśmy plik z zapisami rozmów – nie odbiorę kolejnego telefonu, dopóki nie zanotuję w nim informacji o rozmowie, którą dopiero skończyłam – podkreśla Aleksandra Skrzypczak, Project Manager Assistant.

Poza narzędziami stawiamy na regularne spotkania. Codzienne spotkanie (tzw. daily) zespołu IT to miejsce na omówienie postępów, bieżących zadań oraz napotkanych trudności. Stanowi ono szansę na synchronizację działań i identyfikację ryzyk, również czasowych. Z kolei zespół PM ma cotygodniowy status nastawiony na raportowanie stanu projektów i monitorowanie postępów wobec założonych celów. Bez takiego podejścia trudno o sukces na koniec dnia.

Czas w projekcie

Terminowe i efektywne realizowanie projektów, kontrolowanie ryzyka, komunikacja oraz zadowolenie klientów i zespołu to aspekty, które powodują, że zarządzanie czasem jest kluczowe w roli Project Managera (PM-a). To umiejętność, która pozwala na osiąganie lepszych wyników przy ograniczonych zasobach czasowych.
Nieodłącznym elementem połączonym z zarządzaniem czasem jest zarządzanie zmianą. Skuteczne połączenie tych dwóch obszarów pozwala na elastyczne reagowanie na zmiany, minimalizowanie ryzyka opóźnień oraz dostarczanie projektu zgodnie z oczekiwaniami klienta. – Praca PM-a wymaga dynamicznego reagowania na zmiany, jednak bez zaplanowania działań w czasie byłby to totalny chaos i działanie pod wpływem emocji, a nie na podstawie ważności zadań – przekonuje Joanna Kozłowska. – Brak zarządzania czasem oznacza niedotrzymywanie terminów i brak poczucia partnerstwa u klienta – dodaje.

Metod zarządzania czasem jest wiele, dostępnych narzędzi również. A co gdyby połączyć nasze doświadczenia, wiedzę, pomysłowość i nawyki w jedno? Odpowiedzi na to pytanie poszukuje Marta Podłużny, która zainicjowała powstanie „szytego na miarę” CRM-a: – Szukamy balansu między standaryzacją w oparciu o dobre praktyki a elastycznością – tak, by ktoś kto funkcjonuje na Trello, Todoiście czy Click-Up’ie, nie czuł, że startuje od zera. Staramy się uwzględnić różne perspektywy, m.in. pracy kanbanowej.

Czas w pracy zespołowej

Jeśli dokonamy analizy „składników” naszych projektów, możemy zidentyfikować kluczowe elementy jako: proces projektowania, obsługę oraz analizę. Pierwszy z wymienionych aspektów stwarza potrzebę bliskiej współpracy między kierownikami projektu a zespołem deweloperów. Znaczące jest umiejętne budowanie efektywnej komunikacji oraz wspólnego dążenia do opracowywania rozwiązań, które sprostają oczekiwaniom naszych klientów, w oparciu o czas.

Co w sytuacji, gdy czas danego specjalisty jest współdzielony? W grę wchodzi wówczas rzetelne planowanie i monitorowanie czasu spędzanego na zadaniach. – Mam trzy czy cztery projekty, które trwają równocześnie. Przyrównałbym to do sytuacji w kuchni przed świętami z gotowaniem na wszystkich palnikach. Gdy mama nad tym czuwa, nic nie kipi, nie ma żadnej awarii. Też tak pracuję – na jednym „palniku” mam projekt, który muszę wykonywać w danej chwili – to właśnie ten kurczak, który teraz się smaży, a na innych „palnikach” dzieją się rzeczy, które pomalutku sobie bulgoczą – mówi Mateusz Puszczykowski, frontend developer.

Nie mniej ważna jest komunikacja – podczas spotkania dotyczącego harmonogramu IT ustalane są zadania dla zespołu technologicznego na cały tydzień. – Jeśli jest to deweloper, którego współdzielę w ramach innego projektu, warto dogadać się z drugim PM-em, w jakiej części dnia będzie w danym projekcie. W momencie, w którym mam czas programisty u siebie, moim obowiązkiem pod koniec dnia jest zapytać, co programista zrobił i co pozostało jeszcze do zrobienia – wyjaśnia Sandra Pietrzak, Junior Project Manager.

Kwestia realizacji zadań w założonym czasie powinna być ściśle monitorowana, m.in. pod kątem optymalizacji pracy, jak i rentowności projektu. Michał Bereta, backend developer, wspomina, że od początku swojej ścieżki zawodowej, działa na bazie szacowanych godzin i restrykcyjnego ich przestrzegania, a także wyciągania wniosków (np. podczas retrospektywy), jeśli pojawiły się przeszkody w dostarczeniu na czas. Dużą wartością są spotkania typu daily i planingi – dla planowania krótko- i długoterminowego.

– Korzystamy z platformy, która służy szeregowaniu prac działowi IT, dzieleniu ich pomiędzy członków zespołu i określania terminu oddania i zebrania wszystkich materiałów (np. opisów funkcjonalnych) w jednym wspólnym miejscu – i dla mnie, i dla dewelopera. Taka matryca jest bazą daily, co danego dnia będzie przyjęte do realizacji – uzupełnia PM-ka Joanna Maćkowiak.

Czas w zarządzaniu

Bycie liderem to nie lada sztuka, czas nie jest z gumy, a tematów do skoordynowania – wiele.

– Tematy, które są do zrobienia lokuję w macierzy Eisenhowera. Często wizualizuję ją w głowie – najpierw zajmuję się tematami, które są ważne i pilne. Dokładam czynnik zależności ode mnie dalszych procesów, abym nie była wąskim gardłem i temat mógł pójść dalej – mówi Emilia Seweryn.

Dyrektor zarządzająca w naszej agencji Małgorzata Jędrzejczak podkreśla, że zarządzanie czasem to ciągle doskonalony proces, którego celem jest optymalizacja kosztów, poprawa rentowności projektów oraz efektywności i skuteczności pracy zespołów projektowych. Liczy się umiejętność analizy podjętych działań, wyciągnięcie wniosków i przekucie ich w decyzje. – Jestem i chcę być dostępna dla zespołu, jednak – poza działaniami operacyjnymi – potrzebuję też czasu na pracę koncepcyjną. Tę ostatnią planuję zazwyczaj w godzinach porannych – zaznacza Małgorzata Jędrzejczak.

Jak widać, zarządzanie czasem pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów naszego zespołu i skoncentrowanie się na kluczowych elementach programów lojalnościowych. W rezultacie, projekty te mogą osiągać zamierzone cele w sposób bardziej wydajny. A to jest istotne dla zachowania harmonii między założonymi celami a osiągnięciami projektu, a także zadowoleniem klientów i osiągnięciem konkurencyjnej przewagi na rynku. Jednak pamiętajmy, że czas to nie tylko upływające minuty. To przede wszystkim człowiek i jego praca. To zespół i biznes. Zarządzanie czasem to zarządzanie motywacją – a w tym czujemy się najlepiej – w budowaniu motywacji poprzez nasze programy lojalnościowe.